Remplacez les zones entre [crochets] par vos informations. Envoyez en recommandé avec AR pour les démarches officielles.
[Prénom Nom du propriétaire] [Adresse] [Code postal, Ville] [Email] [Téléphone] [Ville], le [Date] [Nom de l'agence immobilière] [Adresse de l'agence] [Code postal, Ville] Objet : Résiliation du mandat de gestion locative n° [référence du mandat] — Lettre recommandée avec A.R. Madame, Monsieur, Je vous informe par la présente de ma décision de mettre fin au mandat de gestion locative n° [référence], signé le [date de signature] et portant sur le bien situé [adresse du bien géré]. Conformément aux conditions générales du mandat et au préavis stipulé, la résiliation prendra effet le [date de fin = date d'échéance annuelle ou date après préavis], soit après un préavis de [X mois] à compter de la réception du présent courrier. À cette date, je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir : — Me transférer la totalité des fonds que vous détenez en ma faveur (dépôt de garantie, loyers en attente, provisions de charges) ; — Me remettre l'ensemble des documents relatifs à la gestion du bien (bail, état des lieux, historique des paiements, correspondances avec le(s) locataire(s), quittances, etc.) ; — Informer le(s) locataire(s) du changement de gestionnaire et des nouvelles coordonnées pour le règlement du loyer. Je reste disponible pour convenir d'un rendez-vous de passation de dossier dans les meilleurs délais. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. [Signature] [Prénom Nom]
Comment utiliser ce modèle ?
Le mandat de gestion locative est le contrat par lequel un propriétaire confie à une agence immobilière la gestion courante de son bien : recherche de locataires, encaissement des loyers, quittancement, suivi des charges, relances en cas d'impayé. Régi par la loi Hoguet du 2 janvier 1970 (et son décret de 1972), il est généralement conclu pour un an et reconduit tacitement d'année en année. Pour y mettre fin, le propriétaire doit respecter le préavis stipulé au contrat — le plus souvent 3 mois — et notifier son congé par lettre recommandée avec accusé de réception avant l'échéance annuelle.
La protection de la loi Châtel. Le code de la consommation (art. L. 215-1) impose au mandataire de vous informer, par écrit, de la date limite à laquelle vous pouvez refuser la reconduction — au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant cette date. Si l'agence omet cette information, vous pouvez résilier à tout moment et gratuitement après la reconduction, sans attendre l'échéance suivante. C'est un levier souvent décisif : beaucoup d'agences oublient cet envoi.
Exemple concret. M. Durand a confié la gestion de son F2 lyonnais à une agence il y a trois ans, par un mandat d'un an renouvelable, avec préavis de 3 mois et une échéance fixée au 30 septembre. Pour reprendre la gestion lui-même, il doit envoyer sa lettre recommandée avant le 30 juin (échéance moins trois mois). S'il découvre que l'agence ne lui a jamais adressé l'information annuelle prévue par la loi Châtel, il peut au contraire résilier immédiatement, à n'importe quelle date.
La passation, étape souvent négligée. La résiliation ne s'arrête pas à la lettre. À la date d'effet, l'agence doit vous restituer l'intégralité des fonds détenus (dépôts de garantie des locataires, loyers et provisions de charges encaissés), vous remettre les comptes de gestion à jour et l'ensemble du dossier (bail, états des lieux, diagnostics, historique des paiements, correspondances). Le dépôt de garantie reste dû au locataire en fin de bail : assurez-vous qu'il vous est bien transféré, car vous en deviendrez le détenteur responsable. Pensez aussi à informer votre locataire du changement de gestionnaire et de vos nouvelles coordonnées de règlement : le bail en cours se poursuit sans modification, seul l'interlocuteur change.
Conseils pratiques
- Repérez d'abord la date d'échéance annuelle et le délai de préavis exact (souvent 3 mois) inscrits dans votre mandat : tout part de là.
- Vérifiez si l'agence vous a bien envoyé l'information annuelle « loi Châtel » : à défaut, vous pouvez résilier à tout moment, sans attendre l'échéance ni payer de pénalité.
- Envoyez impérativement votre congé en recommandé avec accusé de réception : c'est l'AR qui fait courir le préavis et prouve la date.
- Exigez par écrit le transfert de tous les fonds détenus : dépôts de garantie, loyers et provisions de charges encaissés mais non reversés.
- Récupérez l'intégralité du dossier : bail, états des lieux, diagnostics, comptes de gestion et historique des paiements — vous en aurez besoin pour la suite.
- Informez le locataire par courrier de la reprise de gestion et de vos nouvelles coordonnées : le bail continue à l'identique, seul l'interlocuteur change.
- Ne résiliez pas hors échéance sans motif (et sans la protection Châtel) : une rupture anticipée injustifiée peut vous exposer à des dommages-intérêts au profit de l'agence.