Remplacez les zones entre [crochets] par vos informations. Envoyez en recommandé avec AR pour les démarches officielles.
[Prénom Nom] [Adresse] [Code postal, Ville] [Email] [Téléphone] [Ville], le [Date] [Nom de l'employeur / DRH] [Nom de l'entreprise] [Adresse de l'entreprise] Objet : Accusé de réception — Convocation à entretien préalable du [date de la convocation] Madame, Monsieur, J'ai bien reçu votre courrier en date du [date de la convocation] me convoquant à un entretien préalable à une éventuelle mesure disciplinaire (ou : un éventuel licenciement), fixé le [date de l'entretien] à [heure] dans vos locaux situés [adresse]. Je vous confirme ma présence à cet entretien. [OPTION A — Assistance par un représentant du personnel] Je serai accompagné(e) de [Prénom Nom], représentant(e) du personnel au sein de l'entreprise, en qualité d'assistant(e). [OPTION B — Assistance par un conseiller extérieur] En l'absence de représentants du personnel dans notre entreprise, je serai accompagné(e) d'un conseiller du salarié inscrit sur la liste préfectorale, à savoir Monsieur/Madame [Prénom Nom]. [OPTION C — Sans assistance] Je me présenterai seul(e) à cet entretien. Je vous remercie de bien vouloir prendre note de ces informations. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. [Signature] [Prénom Nom]
Comment utiliser ce modèle ?
Recevoir une convocation à un entretien préalable est une étape anxiogène : c'est le signal formel que votre employeur envisage une mesure disciplinaire, qui peut aller du simple avertissement au licenciement, y compris pour faute grave. Avant toute décision, la procédure du Code du travail (articles L1232-2 et suivants pour le licenciement personnel, L1332-2 pour les sanctions disciplinaires) impose ce face-à-face destiné à vous laisser vous expliquer. Comprendre comment il se déroule et comment s'y préparer change tout pour la suite.
La convocation doit être notifiée par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge. Elle indique l'objet (sanction envisagée), la date, l'heure, le lieu, et rappelle votre droit à être assisté. L'entretien ne peut se tenir moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la convocation (le jour de remise et le dimanche ne comptent pas). Ce délai n'est pas une formalité : il vous laisse le temps de réunir vos preuves, de solliciter un assistant et de préparer vos arguments.
Le jour J, l'entretien se déroule en plusieurs temps. L'employeur expose d'abord les faits qu'il vous reproche et les motifs de la sanction envisagée. Vous répondez ensuite, point par point, et apportez vos explications et éléments de contexte. Aucune décision ne peut être prise ni annoncée le jour même : l'employeur doit ensuite respecter un délai de réflexion d'au moins 2 jours ouvrables avant de notifier une éventuelle sanction. Pour une sanction disciplinaire, la notification doit en outre intervenir dans le mois suivant l'entretien.
Ce modèle vous sert à accuser réception de la convocation, confirmer votre présence et indiquer si vous serez assisté. Répondre par écrit n'est pas une obligation légale, mais cela démontre votre bonne foi, fige les dates et prépare le terrain en cas de contestation ultérieure devant le Conseil de prud'hommes. Si la sanction aboutit à un licenciement que vous estimez injustifié, vous disposez d'un délai de 12 mois à compter de la notification pour le contester aux prud'hommes.
Conseils pratiques
- Comptez les 5 jours ouvrables après la présentation de la convocation (pas la date d'envoi) : un entretien tenu trop tôt rend la procédure irrégulière.
- Demandez par écrit, dès votre réponse, que l'employeur précise les faits exacts qui vous sont reprochés : cela vous évite d'être pris au dépourvu le jour J.
- Faites-vous assister : un conseiller du salarié (en l'absence de CSE) connaît la procédure et témoignera du déroulé ; trouvez la liste préfectorale en mairie ou à la DREETS.
- Pendant l'entretien, restez factuel et calme, ne reconnaissez pas une faute sous la pression et ne signez aucun document remis sur place (reçu pour solde, rupture conventionnelle).
- Prenez ou faites prendre des notes précises (qui était présent, quels griefs, vos réponses) : ce compte-rendu sera précieux si vous saisissez les prud'hommes.
- Réunissez vos preuves avant l'entretien : emails, plannings, attestations de collègues, validations écrites de votre hiérarchie contredisant les reproches.
- Si vous ne pouvez pas être présent à la date fixée, proposez par écrit une autre date proche : l'employeur n'est pas obligé de l'accepter mais votre bonne foi est tracée.
- Conservez l'enveloppe et l'avis de réception de la convocation : ils prouvent la date de présentation, point de départ du délai de 5 jours ouvrables.