Remplacez les zones entre [crochets] par vos informations. Envoyez en recommandé avec AR pour les démarches officielles.
[Votre Prénom NOM / Raison sociale] [Votre adresse] [Code postal Ville] [SIRET : XXXXXXXXXXXXXXXXX] [Email] | [Téléphone] [Ville], le [Date] [Nom du client / Raison sociale] À l'attention de [Nom du contact / Service comptabilité] [Adresse] Objet : Relance — Facture n°[Numéro de facture] — Échéance dépassée Madame, Monsieur, Sauf erreur de ma part ou croisement avec votre virement, je constate que la facture suivante demeure impayée à ce jour, alors que son échéance est dépassée : Facture n° : [Numéro] Date d'émission : [Date] Date d'échéance : [Date] Montant TTC dû : [Montant] € Objet : [Désignation de la prestation] Je me permets de vous rappeler que, conformément à l'article L.441-10 du Code de commerce, des pénalités de retard au taux de [3× le taux légal, soit environ X %/an] courent automatiquement depuis le [lendemain de l'échéance], auxquelles s'ajoute une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Afin d'éviter ces frais supplémentaires, je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir procéder au règlement de cette facture dans un délai de [7 / 10] jours. Si vous avez déjà effectué le paiement, veuillez considérer ce courrier comme sans objet et me transmettre votre confirmation de virement. Pour tout renseignement, je reste joignable au [téléphone] ou à [email]. Cordialement, [Signature] [Prénom NOM] PJ : Copie de la facture n°[Numéro]
Comment utiliser ce modèle ?
La relance amiable est la toute première étape — et la plus importante — du recouvrement d'une facture impayée. Envoyée dès les premiers jours de retard, elle vise à débloquer la situation sans dramatiser : la majorité des impayés viennent d'un simple oubli, d'une facture égarée, d'un changement de logiciel comptable ou d'un délai de validation interne chez le client. Un ton courtois mais ferme suffit le plus souvent à obtenir le règlement.
L'enjeu de cette première relance est aussi de poser un jalon daté. C'est elle qui ouvre votre calendrier de recouvrement : si elle reste sans effet, vous enchaînez sur une seconde relance, puis sur la mise en demeure formelle (recommandée avec AR), seule étape ayant une réelle valeur probante avant une éventuelle action en justice (injonction de payer, référé provision).
En B2B (entre professionnels), les pénalités de retard courent de plein droit dès le lendemain de la date d'échéance, sans qu'aucun rappel ne soit nécessaire, et une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € est due automatiquement (art. L.441-10 du Code de commerce). Rappeler ces droits dès la relance amiable a un effet psychologique fort : le client comprend que le retard a un coût et que vous connaissez vos droits. Ce levier n'existe pas face à un particulier, où les pénalités doivent être prévues au contrat ou dans vos CGV pour s'appliquer.
Conseils pratiques
- Relancez vite : une relance envoyée à J+1 ou J+3 après l'échéance est bien plus efficace qu'une relance tardive, qui banalise le retard.
- Restez professionnel et factuel dans le ton — l'impayé est souvent un simple oubli, et vous voulez préserver la relation commerciale.
- En B2B, rappelez les pénalités de retard (3× le taux d'intérêt légal) et l'indemnité forfaitaire de 40 € qui courent déjà : cela incite à régler vite.
- Donnez un délai précis et court (7 à 10 jours) pour payer avant le passage à la mise en demeure, et annoncez clairement cette étape suivante.
- Joignez une copie de la facture et rappelez l'IBAN : enlevez au client tout prétexte de ne pas payer.
- Privilégiez l'email pour la rapidité et la traçabilité, mais conservez chaque échange : il documentera votre bonne foi si le dossier va plus loin.
- Prévenez les impayés en amont : acompte à la commande, CGV claires avec délai de paiement, vérification de la solvabilité des nouveaux clients (Infogreffe, societe.com).